片付けたはずなのに、少し経つとまた物が出ていて、散らかったように感じる。片付けた直後の見た目と今の見た目を比べただけで、つい「また散らかった」と思ってしまう。
仕事のデスクの上には、次に使う書類や資料が置かれたままになっている。
——そんな覚えのある人に向けて書きます。私も、夜勤中の仕事のデスクで、同じような経験をしています。
見た目の変化と、実際に片付いていないことは、必ずしも同じではないのだと思います。見た目だけで判断すると、まだ途中の状態まで「できていない」と数えてしまいますが、途中の状態にも意味があると考えています。
先に結論を言うと、作業に必要な物が一時的に出ている状態まで、片付けが終わった後と同じ基準で「散らかっている」と見なくていい。
片付けた直後でも、仕事を始めればまた物が出る
片付けた直後でも、作業を始めるとまた物が出てきます。私の場合、夜勤中の仕事のデスクで、よくこうなります。
片付けた直後の状態を保とうとしても、作業を進める以上、また物が出てくること自体は避けられないのだと思います。
片付けを続けながら仕事を進めるのは、現実的には難しい場面もあります。
前の勤務者が片づけて引き継ぐ日もあれば、未処理のまま残っている日もあります。片づけられていない物があれば、まず定位置に戻してから、あらためて必要な時に出すようにしています。
デスクに出ているのは、まだ仕事で役割がある物
デスクの上に、次の日に使う書類が置かれています。
PC入力に必要な用紙も置かれています。
まだ処理が終わっていない資料も、そこに残っています。
どれも、処理するまではデスクの上を占領しています。デスクに出ているのは、まだ仕事で役割がある物です。
夜勤で使う物は、あらかじめ大体決まっています。全部を最初からデスクに広げるのではなく、別の場所にひとまとめにしておき、そこから必要な分だけ順番に持ってきます。
種類はその時によって違いますが、共通しているのは、まだ処理が終わっていないという点です。
片付けの対象になる物と、今の仕事で使っている物は、見た目では区別がつきにくいこともあります。
私の場合は、期限や緊急性を基準にして見分けています。
今そこに必要な物かを、期限や緊急性で分けている
今そこに必要な物かを、期限・緊急性・重要度で見る。
私の場合、作業途中の物と、本当に片付け忘れている物は、その物に対する期限で区別しています。夜勤なら、翌日必要な物は作業途中の物です。1週間以上先に使う予定で急ぎでない物は、今は不要な物だと判断します。
期限だけでなく、その物がどれくらい急ぎで、どれくらい重要かも合わせて見ています。
その日のうちに使うのか、来週でいいのかによって、今デスクに出しておく必要があるかどうかが変わります。
今すぐ使う物なのか。
あとで使う物なのか。
もう使わない物なのか。
この3つのどれに当たるかで、扱い方を決めています。
この3つを分けて見ると、デスクに出ている物の意味が違って見えてきます。
同じように置かれている物でも、中身は一つずつ違います。
作業中の状態だけで「また散らかった」と決めなくていい
作業中の状態だけを見て、「また散らかった」と決めなくてもいいのだと思います。片付いているかどうかは、作業が一区切りついてから見ればいい、というだけの話です。
途中の状態と、終わったあとの状態は、もともと違うものです。その違いを見落とすと、途中の状態だけで「片付いていない」と判断してしまいます。
作業の途中でも、見た目だけでは「また散らかった」と感じてしまう。
実際には、片付けた直後と作業が進んだ後で、見た目はそこまで大きく変わりません。少し変わる程度です。
一区切りつくと、必要な物だけ残って片付く
私の場合、作業を優先しながら、不要になった物から順番に片づけていきます。
一区切りつくと、必要な物だけ残って片付き、最終的にはデスクの上がすっきりします。
細かくすぐ終わる作業が続く時は、まとめて片付けます。逆に、集中して時間がかかる作業の時は、一つ終わるごとに、切り替えを兼ねて片付けを挟むこともあります。
その日の作業量によって、片付くまでの時間は変わってくるのだと思います。
今日できる、小さな一歩
直近で「片付いていないな」と感じた作業中の場面を一つ思い浮かべます。
思い浮かべる場面は、今日のことでなくても構いません。
その時に出ていた物を一つ思い出して、「まだ使っている物」「これから使う物」「もう役割が終わった物」のどれだったかを見てみます。
今日はそれを確認するだけで十分です。
おわりに
途中の状態と、片付いた状態を、慌てて比べなくていい。同じデスクでも、見る時間帯によって印象は変わってきます。
作業に必要な物が一時的に出ている状態まで、片付けが終わった後と同じ基準で「散らかっている」と見なくていい。
デスクの上の状態だけで、「片付けができていない」と決めなくていい。
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