他の作業がひと段落して、次の作業に移る合間。ふと、「○○日までにやらなきゃいけないな」と思い出すことがあります。
頭の中で、期日を繰り返し思い出してしまいます。「あとでやる」と決めたあとも、ずっと頭の片隅に残っていることは、よくあります。
そのまま忘れちゃいそうで、引っかかっています。
頭に残るのは、期限が少し先の書類や作業
残るのは、たとえば書類の作成や、提出物の記入です。委員会関連の書類や、研修の報告書。大体1週間程度で提出するように言われています。
担当している行事の企画書、ポスター作製、タイムスケジュールもありました。
期限が少し先で、今すぐやらなくてもいいものがほとんどです。頭の中では、こんなことを考えています。
「○○はいつまでに終わらせないと」
「○○はまだ余裕があるけど、早めにやっておかないと」
先に手をつけるのは、今やる事と、期限が近いもの
優先順位が高いのは、今やらなきゃいけない事です。急ぎの方を先にやります。
期限が近いものは、早めに取り掛かります。作業量が多くて、完成までに時間がかかるものも同じです。
自分にとっての「余裕」の目安は、1週間程度先に期限がある時です。
LINEの自分一人のグループに、件名と期限を入れるようにしている
やる事と期限の一覧は、自分の場合、LINEの自分一人のグループに作っています。
やらなきゃいけないタスクが出てきたら、できるだけ、そこに入れるようにしています。件名・期限・忘れやすいもの・PC内のフォルダの位置あたりです。タイミングが無くて入れられない時も、忘れないうちに入れています。
気になって落ち着かない時は、その作業を今の時間で完成させられそうなら、片づけてしまいます。完成できるかどうかの予測が立つかで、決めています。
作業をする時と、終わって次に移る時に、一覧を見ています。「この作業が終わったら、後回しにしてたあの作業について考えよう」と頭の中では思っていたのに、作業後にはすっかり忘れていることが、何度かあったからです。
終わったものは、順番に削除。
最近は、待っていた行事の作業が期限ぎりぎりで動いた
最近は、担当行事のポスターと案内状を作ることになっていました。月末までに、上司に内容を確認してもらう予定になっていました。
作成の依頼は、ほかの担当者から受けていました。ただ、自分だけで決めずに、グループLINEで担当者全員で相談して作ることになっていて、自分の判断で進めるつもりはありませんでした。
待っていたものの、期日が迫っても、だれも何も言ってきませんでした。行事のグループLINEも動かないまま、「どうするんだろう」と思っていました。
期限ぎりぎりになってLINEが動き、作成を頼まれて、急ぎで作りました。他の作業の合間に行事の作業もすることになって、本来やらなきゃいけない作業と行事の作業が、一時的に混ざって、混乱しました。
行事の作業も、LINEには入れてありました。優先順位をつけつつ、今やらなきゃいけない作業と行事の作業の量を比べて、行事の方を優先させました。
手直しも何度かあり、期日ぎりぎりになりましたが、最終的には上司への提出は間に合いました。
書いても、頭に少し残る
一覧に書いたあとも、気になり方は少し残る程度です。
LINEの一覧は、以前から作っていました。それでも、忘れてしまったことが何度かあります。上司から提出を催促されたり、ほかの人から「あの書類どうなってる？」と聞かれたりして、慌てて作って提出したこともあります。
催促されたうちの一つは、別の行事の場面です。書類の作成や調整は別の人がメインで担当していて、その人が提出や調整をできているか、自分がチェックしなければいけませんでした。声もかけていましたが、どの程度進めていたのかは、しっかり把握していなくて、上司から、行事の概要や他部署との調整が進んでいないと伝えられました。
今も、「あとでやる」と決めた仕事が、頭の片隅に残ることはよくあります。
LINEには、できるだけ件名・期限などを書く。今の時間で終えられそうなら、片づける。作業をする時と、終わって次に移る時に一覧を見て、終わったものは順番に消しています。
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